2. LA DIRECTION D'UNE RÉUNION
Diriger c'est prévoir. Par ailleurs, diriger ne veut pas dire imposer ou dicter; c'est plutôt amener les participants à atteindre d'une façon harmonieuse les objectifs de réunion.
Ceci n'exclut pas qu'au cours de la réunion les contradictions, les divergences points de vue et même des tensions puissent se manifester. Il revient alors au dirigeant de les surmonter. Il doit user de certaines règles.

2.1. L'ACCUEIL
Le dirigeant doit dès le début faire naître le sentiment d'une famille au sein des membres. Cette phase d'accueil, de la prise de contact, est très importante; car de la qualité de ce moment dépendra le sentiment de bien-être ou de malaise des participants. L'animateur y joue un rôle essentiel en coordonnant cet accueil discrètement, avec beaucoup de tact et de chaleur humaine. L'accueil consiste en la présentation des participants. L'animateur doit donc être à l'heure, si possible avant les autres à la réunion. Il laissera pour la réussite de l'accueil, du temps aux participants pour qu'ils puissent faire connaissance. Quand les groupes sont restreints, il est préférable de disposer les membres en cercle, en ovale ou en rectangle.

2.2. RÔLES ET FONCTIONS DE L'ANIMATEUR
2.2.1. Ce que l'animateur doit éviter de faire
-    porter des jugements de valeur sur des opinions ou sur les personnes;
-    introduire des préoccupations marginales au thème choisi;
-    faire une synthèse précoce.

2.2.2. Ce qu'il doit faire
-    rester suffisamment neutre au niveau du contenu;
-    être suffisamment ferme sur les procédures et la forme;
-    savoir écouter et rassembler les apports des uns et des autres.

Ainsi ses fonctions se résument à ceci :
• Fonction d'organisation ou de facilitation
Elle consiste à amener les personnes invitées à "participer" aux débats, à "prendre part" à la discussion, c'est-à-dire à rendre convenablement. C'est l'une des tâches les plus difficiles de l'animateur, car souvent, la plupart des présents à la réunion "assistent" mais ne participent pas. Or la participation est le facteur essentiel de "fécondité" d'une réunion.

Pour bien mener cette fonction, l'animateur doit:
-    préciser (ou faire préciser) l'objectif;
-    structurer le débat (temps, modalités, procédures appropriées) ;
-    faciliter les échanges d'opinions et donner aux différents points de vu une chance égale d'être pesés et examinés par le groupe ;
-    canaliser, maintenir la discussion sur l'objectif;
-    inviter les membres à s'exprimer, solliciter la participation, limiter I( débordements;
-    reformuler, faire préciser, clarifier le sens des diverses intervention faire le point (résumés et synthèses partiels) au fur et à mesure de progrès de la discussion, et élargir le rythme;
-    dédramatiser et dégager le contenu intellectuel de la discussion de tot excès d'émotivité et de passion;
-    amener le groupe à cerner au mIeux ses conclusions (constat, synth~ prise de décision) ;
-    rechercher l'accord de tous, un consensus (en reconnaissant I~ différences) sur une conclusion possible.

*   Fonction de production
Elle consiste à imprimer un mode de comportement pour tous. Elle permet à tOŒ et à chacun de livrer les informations qu'ils détiennent, amène les participants à agir [ maximum de leurs compétences.
L'animateur ne doit pas abuser de sa position pour faire passer ses opinio~ personnelles, quand il apporte des informations. Il doit faciliter l'expression des apporr de chacun et les recueillir, car les idées du groupe (dans une réunion bien conduite efficace) ne sont pas les idées imposées par une personnalité dominante ou auxquelles on se rallie, mais des idées originales et nouvelles, nées de la confrontation et de l'opposition des points de vue personnels.

*   Fonction de régulation et d'élucidation
Cette fonction favorise la cohésion dans le groupe et stimule la progression des participants vers le but, en évitant les contradictions violentes entre les participants, et la création des sous-commissions ou des sous-groupes compétitifs.

Pour cela, l'animateur doit:
-    sentir ce qui se passe dans le groupe au niveau du climat, des relations interpersonnelles, des émotions, au niveau affectif;
-    se faire l'écho des sentiments ressentis par le groupe ;
-    concilier les points de vue, s'attacher à réduire les tensions, susciter les rapprochements.