RÉDACTION ADMINISTRATIVE ET ARCHIVES

1. RÉDACTION ADMINISTRATIVE

1.1. EXIGENCES DE LA RÉDACTION ADMINISTRATIVE
La rédaction administrative ne diffère de la rédaction en général que par l'empli des expressions, formules et règles de présentation particulières.
Pour rédiger correctement les documents administratifs, il faut donc acquérir ru bonne habitude d'exprimer sa pensée par écrit, de développer ou de résumer celle ru autres, de retracer un événement, d'analyser une situation, de transmettre un message.
Pour s'exprimer, il est indispensable d'avoir une connaissance suffisante de langue que l'on emploie.

La rédaction suppose :
•    qu'on ait quelque chose à dire;
•    qu'on sache l'exprimer clairement dans un ordre logique; cela impliq cinq opérations :

- connaître, reconnaître, comprendre;

- rassembler les éléments, faits, idées;

- mettre en ordre, établir un plan;
- rédiger;
- relire et corriger.

1.2. QUALITÉS D'UN DOCUMENT ADMINISTRATIF
Les principales qualités que l'on peut dégager de la lecture des documents administratifs sont les suivantes :

•    la dignité,
•    la courtoisie,
•    le respect de la hiérarchie,
•    la prudence,
•    le sens des responsabilités,
•    la précision,
•    l'objectivité,
•    l'exactitude,
•    la clarté et la concision,
•    l'efficacité,
•    l'homogénéité du style.

Tout document administratif doit être dactylographié en trois exemplaires au moins.


2. LES ARCHNES

2.1. L'UTILITÉ DES ARCHIVES
Les archives sont les anciens écrits conservés et classés. Elles constituent le seul élément qui, à travers le temps, peut permettre de suivre l'évolution, la croissance du groupe sur tous les plans: spirituel, numérique, financier, etc.

N.B.: Tout document rédigé véhicule une information; c'est pour cela qu'il doit être précis et concis. En outre qu'il soit ponctuel ou non, il doit être conservé pendant un certain temps.

2.2. LE CLASSEMENT DES DOCUMENTS
Les divers documents d'un groupe doivent être classés avec soin et avec ordre pour être bien conservés et consultés aisément. En principe, les documents d'archives sont rangés comme dans une bibliothèque et conservés au siège ou lieu de réunion du groupe.

2.2.1. Le Courrier
Le courrier est rangé dans de grands classeurs appelés CHRONOS.
Il faut prévoir deux chronos :
•    un chrono "Courrier Départ" qui contient deux exemplaires a courrier envoyé par le groupe à divers destinataires. Ce courrier e classé en fonction de la date de rédaction ou du Numéro de la lettre;
•    un chrono "Courrier Arrivée" dans lequel toutes les lettres reçues; le groupe sont classées soit en fonction de la date de rédaction, 50 suivant le numéro d'emegistrement.
Il est souhaitable de porter un numéro d'enregistrement sur chaque lettre reçue.

Il est aussi possible de faire faire un cachet sur le modèle:

•    Courrier Arrivée
•    C.B.E. Brazzaville
•    Arrivé le
•    Em. s/no

Il ne reste alors qu'à porter la date et le numéro d'emegistrement aux emplacements prevues.  

On doit avoir deux registres: l'un pour "le Courrier Départ", et l'autre pour "courrier Arrivée".
L'avantage de tels registres est de pouvoir vérifier rapidement si tel courrier bien été envoyé ou reçu, de relever ses références (ou Numéro d'emegistrement) pour pouvoir le retrouver facilement dans le chrono correspondant.   

Il existe un autre registre appelé "cahier de transmission" qui prouve, en cas de nécessité, que tel courrier a bien été envoyé ou reçu à telle date et par telle personne.
Ce registre se présente de la manière suivante: 

N° d'emegistrement     Date     Expéditeur     Objet     Émargement  ou références  

Le numéro d'enregistrement et l'expéditeur sont écrits en rouge pour pouvoir être repérés immédiatement. Dans la colonne "Émargement" le destinataire appose sa signature.

2.2.2. Les Autres Documents

Les Comptes-rendus, les Procès-verbaux et les Rapports sont classés dans des chemises ou des classeurs qui sont étiquetés. Il faut prévoir une chemise ou un classeur pour chaque catégorie de documents et par année, ce qui évite d'avoir des documents trop volumineux et de maniement difficile. Les classeurs sont titrés sur la première page et sur le dos.

N.B.: Il est indispensable de dépoussiérer ces documents (au moins une fois par quinzaine), sinon on risque d'avoir des documents qui provoquent rhume et éternuements à chaque consultation.
Le cachet administratif doit avoir la forme circulaire dans son utilisation, il ne doit pas cacher la signature.


TECHNIQUES DE RÉDACTION

1. LA PRISE DE NOTES
Il est clair que lorsqu'on fait un Procès-Verbal ou un Compte-Rendu de séance, dont on ne peut se permettre de relever intégralement les phrases des divers participants. Aussi importe-t-il de savoir prendre l'essentiel d'une intervention et sous forme abrégée, quitte à remettre au net le tout, après la réunion. Pour cela, il faut prendre les notes avec un grand souci de clarté :

•    ne pas écrire serré, sauter une ligne pour les feuilles quadrillées;
•    laisser une bonne marge;
•    sauter plusieurs lignes pour les grandes parties et les chapitres pou qu'on puisse suivre aisément l'articulation de la séance.

En outre, par souci de simplicité et de rapidité il faut:
•    éviter de faire des phrases ampoulées, utiliser le style télégraphique;
•    supprimer les éléments superflus (articles, prépositions, mots d liaison, verbes ... ) ;
•    ne plus marquer ce qui est déjà écrit, mais y renvoyer par les formule comme Cf, voir, etc. ;
•    abréger les mots courants.

Une fois les notes prises, il faut procéder à leur mise en forme pour reconstitution la séance en reformulant en phrases simples et claires tout ce qui a été abrégé.
Ce travail est à faire immédiatement après la séance pendant que les idées sont encore claires dans la tête.


LA LETTRE
La lettre est le mode de communication le plus utilisé et qui a l'avantage de laisser des traces.
Dans sa forme simple, elle comporte les éléments suivants :
•    le timbre,
•    la date,
•    la formule d'appel,
•    le corps de la lettre,
•    la formule de courtoisie,
•    la signature.

La lettre administrative comprend l'en-tête, le corps de la lettre, le protocole, l'attache et la signature.

2.1. L 'EN-TETE
ll comprend:
•    le timbre (organe auquel appartient l'expéditeur) ;
•    le lieu et la date d'envoi;
•    la souscription (indications des fonction et adresse de l'expéditeur et du destinataire) ;
•    les références;
•    l'objet.

La présentation formelle utilisée consiste à marquer en haut et à gauche de la feuille l'organe auquel appartient l'expéditeur et sa position hiérarchique, en haut et à droite porter le lieu et la date d'expédition, plus bas, la fonction et l'adresse de l'expéditeur et encore plus bas, la fonction et l'adresse du destinataire.

2.2. LE CORPS DE LA LETTRE
Il donne l'information que l'on veut livrer. Après la reprise de la fonction du destinataire, il faut commencer par une formule du genre : 

*  J'ai l'honneur de venir etc.

Lorsqu'il s'agit d'un responsable de notre groupe, la reprise de la fonction du destinataire peut être remplacée par "Cher frère en Christ".
Le premier paragraphe reprend l'objet de la lettre en précisant la situation qui le justifie. Ensuite on fera d'autres paragraphes pour énoncer les différents éléments de l'infonnation qui doivent être retenus, à savoir : le motif d'une demande, la raison d'une décision, etc ... En principe, il faut un paragraphe pour chaque nouvel élément.

2.3. LES FORMULES DE POLITESSE OU PROTOCOLE
En principe les correspondances à l'intérieur d'une même administration ne comportent pas de protocole. Les Qualités du Protocole peut être de bon ton, d'élargir le protocole épistolaire: 

Exemple: "Transmettez, je vous prie, Monsieur, mes hommages à Madame". 

"Je vous adresse, cher Monsieur, mon très amical souvenir auquel mon mari joint le sien".

Élégance et tact: Il y a quatre règles ici :

1.    Un homme n'adresse jamais ses sentiments à une femme à moins qu'ils soient respectueux.
       A une dame (mariée, veuve, divorcée) un homme adresse des hommages.
       A une fille, femme célibataire, on adresse le respect.
       A une célibataire âgée on adresse l'hommage de son (profond) respect
2.    Mieux vaut "exprimer" "qu'assurer" ses sentiments à son correspondant.
3.    Éviter "la considération": cette formule est utilisée dans les échelles élevés de la hiérarchie.
4.    Moduler le degré de déférence en fonction du destinataire.

Remarques: Le respect n'est profond que dans les trois (3) cas suivants:

•    Dignitaire politique
•    Dignitaire ecclésiastique
•    Personne âgée.

Protocole d'une correspondance adressée à un Ministre en tant que fonctionnaire.

"Je vous prie d'agréer, Monsieur le Ministre, l'expression de mes sentiments déférents et les plus dévoués".

Quelques expressions particulières. "Je vous prie d'agréer l'expression":

•    de mon respectueux dévouement
•    de mes respectueux sentiments
•    de mon respect (dans l'armée)

*    A une personne non familière: "Croyez, chère Madame," :

•    à ma respectueuse amitié
•    à ma déférente amitié
•    à ma respectueuse gratitude

*   A une personne familière:

•    Cordialement vôtre
•    Affectueusement vôtre
•    Avec ma sympathie
•    Croyez à toute mon amitié

*   Homme à homme: Veuillez agréer, je vous prie mes sentiments (très) respectueux

•    (les plus) dévoués
•    (très) distingués
•    les plus cordiaux
•    amicaux
•    les meilleurs

*   Homme à femme: Je vous prie de bien vouloir agréer l'expression de mes hommages (veuve, mariée, divorcée).

*   A une fille ou une célibataire: Daignez agréer (ou je vous prie d'agréer) l'expression de mon respect; de mon profond respect.

Veuillez agréer (ou veuillez croire à) l'expression de mes sentiments distingués.
Agréez mes salutations sincères (ou les meilleures). 


3. LES AUTRES FORMES DE CORRESPONDANCE

Il s'agit de documents qui communiquent une information à sens unique allant d'un échelon à un autre. Parmi ces documents on note la convocation, l'annonce et la circulaire.

3.1. LA CONVOCATION
Le C.B.E. dans ses méthodes de travail utilise des lettres envoyées nominativement aux membres, leur demandant de se présenter ou d'assister à une réunion, pour un motif expressément désigné. L'heure, la date et le lieu doivent être précisés dans une convocation.

La convocation doit être envoyée au moins une semaine à l'avance pour permettre aux personnes convoquées de se libérer éventuellement d'autres obligations. Mentionner l'ordre du jour facilitera la préparation de la réunion par l'étude préalable des dossiers ou des questions qui doivent y être débattus.

La convocation porte le timbre, la date, le numéro d'enregistrement, le titre "CONVOCATION" au milieu de la page et en majuscules.
La convocation sera courtoise si elle est présentée sous forme de lettre portant le titre "A VIS DE RÉUNION". Elle doit toujours avoir un style poli et très simple.

3.2. L'ANNONCE
L'annonce est un communiqué qu'adresse une autorité pour faire connaître une information, une décision, etc., d'intérêt général.
L'annonce doit être précise et compréhensible pour tout le monde, elle doit donc être rédigée simplement.
L'annonce comporte les mentions suivantes:

•    le timbre;
•    le N° d'enregistrement;
•    le titre "ANNONCE" en majuscules au milieu de la page;
•    la signature de l'autorité;
•    le lieu;
•    la date.

Le texte d'une annonce doit être précédé d'une formule qui en indique l'origine du genre :

Le Coordonateur de la Section de connaissance) ...  ______ .informe (ou porte à la connaissance)

L'annonce peut également porter la mention "Large diffusion".

3.3. LA CIRCULAIRE
C'est une lettre par laquelle une section (ou sous-section) transmet à un grand nombre de sous-sections (ou membres) une information identique. Elle doit être imprimée, courte, de rédaction précise et simple. Après le timbre, elle commence en général par : Lettre Circulaire à


LE PROCÈS VERBAL, LE COMPTE RENDU ET LE RAPPORT

1. LE PROCÈS-VERBAL ET LE COMPTE RENDU
Le Procès-Verbal et le Compte-Rendu sont des documents qui rendent compte d'une réunion, d'une séance de travail. Il importe, en effet, après une rencontre de consigner par écrit, ce qui a été dit, retenu et adopté, non seulement pour fixer les idées mais aussi pour servir de pièce justificative en cas de contestation. Cela peut servir pour des besoins historiques.
Bien que les deux documents relatent le déroulement d'une réunion, il faut distinguer le Procès Verbal (P.V.) du Compte Rendu (C.R).

1.1. LE PROCÈS-VERBAL
Les Procès-Verbaux d'une même réunion doivent être nécessairement identiques. ils peuvent être synthétiques (utilisant un discours indirect) ou analytiques (utilisant un style direct).

Le P.V. de séance est la relation d'un événement ou d'une réunion d'une à la manière chronologique et fidèle. Rédigé par le ou les secrétaire(s) de séance, le P.V. contient le détail des interventions individuelles et les décisions communes suivant l'ordre de délibération. Aucun fait ne doit être omis.

Après sa rédaction, le P.V. est remis au Président de séance dans le plus bref délai. On peut le faire circuler chez les participants qui éventuellement exigeraient des 1 modifications sur leurs interventions mal reprises.
Dans le P.V., les interventions individuelles doivent être distinguées des décisions communes. S'il y a élection au cours de la séance, on doit porter les résultats exacts (nombre de voix pour, contre, abstentions, nulles). L'en-tête du P.V. doit porter les indications suivantes:  

•    nom de la collectivité dont les débats sont rapportés;
•    lieu, date et heure de la réunion;
•    nom du Président de séance et du ou des secrétaire( s), (éventuellement des membres du bureau ou présidium dirigeant les débats) et leur qualité et personnalité, selon leur rang;
•    liste des participants avec mention des absents et des excusés de préférence par ordre alphabétique après les autorités;
•    si l'assemblée est trop nombreuse, on indique seulement le nombre de présents et on joint la liste en annexe du P.V. ;
•    mention des observateurs et autres personnalités invités à assister au débats ;
•    mention du quorum requis;
•    ordre du jour ;

Viennent ensuite les mentions de :
•    lecture et approbation du P. V de la séance précédente avec indications et rectifications;
•    vote s'il y a lieu;
•    toutes les interventions et tous les incidents éventuels.

En général, un P.V commence par la formule ci-après: L'an mil neuf cent...
Il est indispensable de faire mention de l'heure de début et de clôture de la réunion.
Le P.V est signé par le secrétaire et le président de séance, après son adoption.

1.2. LE COMPTE-RENDU
Le compte rendu est un document établi soit à sa propre initiative, soit sur ordn en vue de relater de façon précise et détaillée un événement ou une situation. Beaucou plus bref que le P.V, il en est la synthèse.

Après l'en-tête qui est identique à celle du P.V, on ne mentionne plus tous le détails de la réunion, mais seulement les principaux points examinés, avec les décision arrêtées pour chacun des points.
C'est la pièce qui fait autorité et qui est transmise aux instances supérieures. Il est rendu public, alors que le P.V est à usage interne.
Le C.R. doit être dactylographié. Il est important d'utiliser exclusivement le recto pour faciliter la lecture.


2. LE RAPPORT
Toute activité d'une administration se termine par un rapport.
Le rapport est une synthèse qui présente le déroulement et l'appréciation d'une activité pendant une période donnée (en l'occurrence un mandat). A la différence du P.V et du C.R. où le rédacteur ne donne pas un point de vue personnel ou un jugement de valeur, le rapport porte l'avis du rédacteur sur les aspects des activités menées. Le rédacteur peut même aussi proposer des orientations pour la période à venir.

On présente d'habitude au C.B.E. quatre types de rapport :
•    le rapport moral fait par le Coordonnateur ;
•    le rapport des activités présenté par le Secrétaire Général;
•    le rapport financier présenté par le Trésorier Général ;
•    le rapport sur le matériel présenté par le Trésorier Général Adjoint.

2.1. LE RAPPORT MORAL
Le rapport moral a pour but de faire le point sur l'itinéraire spirituel du groupe pendant l'année écoulée. Il doit:

•    résumer l'état spirituel du groupe à la veille des élections;
•    dégager et rappeler les objectifs spirituels du thème choisi en début d'année;
•    faire le point sur toutes les activités spirituelles du groupe (études bibliques, séances de prière, etc.) ;
•    analyser l'impact des activités menées et dégager les leçons à tirer pour le groupe;
•    analyser les cas spirituels et moraux enregistrés Par le groupe durant 1 mandat qui s'achève, montrer les solutions qui ont été préconisées en tirer les leçons pour l'avenir.
•    proposer des orientations ou des directives pour le prochain mandat.

2.2. LE RAPPORT D'ACTIVITÉS
Le rapport d'activités a pour but de faire le point sur l'ensemble des activite menées par le groupe (pas de détails pour les aspects financiers). Il fait une analyse de activités et en tire les leçons qui s'imposent pour l'avenir.
Le rapport d'activités doit:
•    faire un rappel de toutes les activités telles qu'elles ont été prévues;
•    passer en revue les différentes activités en appréciant la fréquence, participation quantitative et qualitative, l'impact sur les membres d groupe et éventuellement sur le monde extérieur ;
•    faire le point sur les statistiques du groupe (effectifs en hausse ou e baisse? pourquoi ? etc.).

2.3. LE RAPPORT FINANCIER
Le rapport financier fait le point sur les entrées et les sorties de la caisse ( présente toutes les améliorations intervenues en cours de mandat au niveau de la gestion des fonds. Les difficultés et les lacunes ne devront pas être omises.

Ce rapport doit:
•    faire le point sur l'état de la caisse en début de mandat et rappeler le ressources déjà existantes ;
•    faire un rappel sur le budget voté en début de période;
•    présenter l'exécution du budget (recettes, dépenses, balances) ;
•    signaler les nouvelles sources encours de mandat et dans les méthodes intervenues éventuellement, les nouveautés survenues gestion;

•    proposer SI possible un budget pour l'année prochaine.

2.4. LE RAPPORT SUR LE MATÉRIEL
Le rapport sur le matériel fait le point sur la gestion du matériel du groupe.

Le rapport du matériel doit:
•    faire le point sur le matériel trouvé en début de mandat;
•    rappeler les nouvelles acquisitions programmées dans le budget;
•    signaler toutes les nouvelles acquisitions ainsi que les sources ou la manière dont elles ont été faites, en précisant l'apport du groupe ;
•    montrer également si toutes les acquisitions programmées ont été obtenues, sinon dire pourquoi ;
•    inventorier le matériel hors d'usage ou qui nécessite des réparations;
•    faire des propositions sur les acquisitions prioritaires au cours du mandat suivant.

Remarques : Tout rapport doit être présenté en Assemblée Générale (AG.), discuté et adopté. Il peut se présenter trois possibilités:

•    ou le rapport est adopté par l'AG. sans modification aucune (ce qui est fort rare) ;
•    ou il est adopté après quelques modifications. Dans ce cas le rédacteur doit refaire son rapport en intégrant les remarques de l'AG. C'est ce rapport amendé qui figurera dans les archives et qui sera      distribué aux membres;

•   ou alors le rapport est rejeté par l'A G. qui estime qu'il n'est pas conforme au déroulement des activités. Une mauvaise présentation peut aussi être un motif de rejet. Dans ce cas, le rédacteur de reprendre entièrement son rapport suivant les indications reçues aura à le représenter à l'Assemblée Générale.

-    Pour permettre à l'AG. d'apprécier correctement un rapport, il est nécessaire de le distribuer à tous les membres de l'AG. au moins une semaine avant son examen.

-    L'adoption du rapport financier tiendra compte de l'avis éventuel des réviseur

N.B.: Si le rapport est présenté par un bureau, celui-ci, du fait de la collégialité, en est donc le rédacteur


LA HIÉRARCHIE

La hiérarchie est l'ordre dans lequèl se classent les structures dans les rapports un supérieur à subordonné. L'Église Évangélique du Congo est une institution constituée d'une succession d'échelons subordonnés les uns aux autres.

Le respect de la hiérarchie exige qu'un organe à la base ne rentre pas directement en contact avec un organe supérieur sans passer par les structures intermédiaire auxquelles il est subordonné et réciproquement. Il engendre la discipline sans laquelle y aurait l'anarchie dans l'Église.

Il existe des formules qui sont utilisées par les supérieurs s'adressant à des subordonnés, des formules réservées aux subordonnés s'adressant à des supérieurs enfin celles utilisées entre égaux (cf Techniques de rédaction).

C'est en définitive l'organisation de l'Église Évangélique du Congo caractérise la hiérarchie à respecter en son sein.
 
LA PASSATION DE SERVICE
C'est l'acte par lequel un bureau sortant "passe le témoin" au bureau entrant.
La passation de service a pour objet de faire l'état des lieux du groupe. Pour ce faire, le bureau sortant doit remettre au bureau entrant tous les documents (archives, dossiers en cours, correspondances ... ) ainsi que les finances (argent en espèces, documents comptables) et le matériel (de quelque nature qu'il soit). La passation de service est l'occasion où la nouvelle équipe s'informe auprès de l'ancienne sur les divers points ou éléments nécessaires à la poursuite de la tâche du Seigneur sur les problèmes de gestion du groupe ... ).

La passation de service doit s'effectuer en présence de personnes extérieures (par exemple les membres de la commission de vote de la section ou les délégués du bureau de la section auprès des sous-sections lors de la mise en place de leurs bureaux).
Ces témoins dressent un Procès-Verbal de la séance dont toutes les parties en présence sont signataires.
La passation de service doit être dénuée de toute passion et conserver ainsi le caractère fraternel des réunions cher au groupe.
Toute question litigieuse éventuelle doit se résoudre dans cet esprit, sachant que le C.B.E. est avant tout un groupe chrétien et par conséquent responsable.