LE PROCÈS VERBAL, LE COMPTE RENDU ET LE RAPPORT

1. LE PROCÈS-VERBAL ET LE COMPTE RENDU
Le Procès-Verbal et le Compte-Rendu sont des documents qui rendent compte d'une réunion, d'une séance de travail. Il importe, en effet, après une rencontre de consigner par écrit, ce qui a été dit, retenu et adopté, non seulement pour fixer les idées mais aussi pour servir de pièce justificative en cas de contestation. Cela peut servir pour des besoins historiques.
Bien que les deux documents relatent le déroulement d'une réunion, il faut distinguer le Procès Verbal (P.V.) du Compte Rendu (C.R).

1.1. LE PROCÈS-VERBAL
Les Procès-Verbaux d'une même réunion doivent être nécessairement identiques. ils peuvent être synthétiques (utilisant un discours indirect) ou analytiques (utilisant un style direct).

Le P.V. de séance est la relation d'un événement ou d'une réunion d'une à la manière chronologique et fidèle. Rédigé par le ou les secrétaire(s) de séance, le P.V. contient le détail des interventions individuelles et les décisions communes suivant l'ordre de délibération. Aucun fait ne doit être omis.

Après sa rédaction, le P.V. est remis au Président de séance dans le plus bref délai. On peut le faire circuler chez les participants qui éventuellement exigeraient des 1 modifications sur leurs interventions mal reprises.
Dans le P.V., les interventions individuelles doivent être distinguées des décisions communes. S'il y a élection au cours de la séance, on doit porter les résultats exacts (nombre de voix pour, contre, abstentions, nulles). L'en-tête du P.V. doit porter les indications suivantes:  

•    nom de la collectivité dont les débats sont rapportés;
•    lieu, date et heure de la réunion;
•    nom du Président de séance et du ou des secrétaire( s), (éventuellement des membres du bureau ou présidium dirigeant les débats) et leur qualité et personnalité, selon leur rang;
•    liste des participants avec mention des absents et des excusés de préférence par ordre alphabétique après les autorités;
•    si l'assemblée est trop nombreuse, on indique seulement le nombre de présents et on joint la liste en annexe du P.V. ;
•    mention des observateurs et autres personnalités invités à assister au débats ;
•    mention du quorum requis;
•    ordre du jour ;

Viennent ensuite les mentions de :
•    lecture et approbation du P. V de la séance précédente avec indications et rectifications;
•    vote s'il y a lieu;
•    toutes les interventions et tous les incidents éventuels.

En général, un P.V commence par la formule ci-après: L'an mil neuf cent...
Il est indispensable de faire mention de l'heure de début et de clôture de la réunion.
Le P.V est signé par le secrétaire et le président de séance, après son adoption.

1.2. LE COMPTE-RENDU
Le compte rendu est un document établi soit à sa propre initiative, soit sur ordn en vue de relater de façon précise et détaillée un événement ou une situation. Beaucou plus bref que le P.V, il en est la synthèse.

Après l'en-tête qui est identique à celle du P.V, on ne mentionne plus tous le détails de la réunion, mais seulement les principaux points examinés, avec les décision arrêtées pour chacun des points.
C'est la pièce qui fait autorité et qui est transmise aux instances supérieures. Il est rendu public, alors que le P.V est à usage interne.
Le C.R. doit être dactylographié. Il est important d'utiliser exclusivement le recto pour faciliter la lecture.