3. LES AUTRES FORMES DE CORRESPONDANCE

Il s'agit de documents qui communiquent une information à sens unique allant d'un échelon à un autre. Parmi ces documents on note la convocation, l'annonce et la circulaire.

3.1. LA CONVOCATION
Le C.B.E. dans ses méthodes de travail utilise des lettres envoyées nominativement aux membres, leur demandant de se présenter ou d'assister à une réunion, pour un motif expressément désigné. L'heure, la date et le lieu doivent être précisés dans une convocation.

La convocation doit être envoyée au moins une semaine à l'avance pour permettre aux personnes convoquées de se libérer éventuellement d'autres obligations. Mentionner l'ordre du jour facilitera la préparation de la réunion par l'étude préalable des dossiers ou des questions qui doivent y être débattus.

La convocation porte le timbre, la date, le numéro d'enregistrement, le titre "CONVOCATION" au milieu de la page et en majuscules.
La convocation sera courtoise si elle est présentée sous forme de lettre portant le titre "A VIS DE RÉUNION". Elle doit toujours avoir un style poli et très simple.

3.2. L'ANNONCE
L'annonce est un communiqué qu'adresse une autorité pour faire connaître une information, une décision, etc., d'intérêt général.
L'annonce doit être précise et compréhensible pour tout le monde, elle doit donc être rédigée simplement.
L'annonce comporte les mentions suivantes:

•    le timbre;
•    le N° d'enregistrement;
•    le titre "ANNONCE" en majuscules au milieu de la page;
•    la signature de l'autorité;
•    le lieu;
•    la date.

Le texte d'une annonce doit être précédé d'une formule qui en indique l'origine du genre :

Le Coordonateur de la Section de connaissance) ...  ______ .informe (ou porte à la connaissance)

L'annonce peut également porter la mention "Large diffusion".

3.3. LA CIRCULAIRE
C'est une lettre par laquelle une section (ou sous-section) transmet à un grand nombre de sous-sections (ou membres) une information identique. Elle doit être imprimée, courte, de rédaction précise et simple. Après le timbre, elle commence en général par : Lettre Circulaire à