LA LETTRE
La lettre est le mode de communication le plus utilisé et qui a l'avantage de laisser des traces.
Dans sa forme simple, elle comporte les éléments suivants :
•    le timbre,
•    la date,
•    la formule d'appel,
•    le corps de la lettre,
•    la formule de courtoisie,
•    la signature.

La lettre administrative comprend l'en-tête, le corps de la lettre, le protocole, l'attache et la signature.

2.1. L 'EN-TETE
ll comprend:
•    le timbre (organe auquel appartient l'expéditeur) ;
•    le lieu et la date d'envoi;
•    la souscription (indications des fonction et adresse de l'expéditeur et du destinataire) ;
•    les références;
•    l'objet.

La présentation formelle utilisée consiste à marquer en haut et à gauche de la feuille l'organe auquel appartient l'expéditeur et sa position hiérarchique, en haut et à droite porter le lieu et la date d'expédition, plus bas, la fonction et l'adresse de l'expéditeur et encore plus bas, la fonction et l'adresse du destinataire.

2.2. LE CORPS DE LA LETTRE
Il donne l'information que l'on veut livrer. Après la reprise de la fonction du destinataire, il faut commencer par une formule du genre : 

*  J'ai l'honneur de venir etc.

Lorsqu'il s'agit d'un responsable de notre groupe, la reprise de la fonction du destinataire peut être remplacée par "Cher frère en Christ".
Le premier paragraphe reprend l'objet de la lettre en précisant la situation qui le justifie. Ensuite on fera d'autres paragraphes pour énoncer les différents éléments de l'infonnation qui doivent être retenus, à savoir : le motif d'une demande, la raison d'une décision, etc ... En principe, il faut un paragraphe pour chaque nouvel élément.

2.3. LES FORMULES DE POLITESSE OU PROTOCOLE
En principe les correspondances à l'intérieur d'une même administration ne comportent pas de protocole. Les Qualités du Protocole peut être de bon ton, d'élargir le protocole épistolaire: 

Exemple: "Transmettez, je vous prie, Monsieur, mes hommages à Madame". 

"Je vous adresse, cher Monsieur, mon très amical souvenir auquel mon mari joint le sien".

Élégance et tact: Il y a quatre règles ici :

1.    Un homme n'adresse jamais ses sentiments à une femme à moins qu'ils soient respectueux.
       A une dame (mariée, veuve, divorcée) un homme adresse des hommages.
       A une fille, femme célibataire, on adresse le respect.
       A une célibataire âgée on adresse l'hommage de son (profond) respect
2.    Mieux vaut "exprimer" "qu'assurer" ses sentiments à son correspondant.
3.    Éviter "la considération": cette formule est utilisée dans les échelles élevés de la hiérarchie.
4.    Moduler le degré de déférence en fonction du destinataire.

Remarques: Le respect n'est profond que dans les trois (3) cas suivants:

•    Dignitaire politique
•    Dignitaire ecclésiastique
•    Personne âgée.

Protocole d'une correspondance adressée à un Ministre en tant que fonctionnaire.

"Je vous prie d'agréer, Monsieur le Ministre, l'expression de mes sentiments déférents et les plus dévoués".

Quelques expressions particulières. "Je vous prie d'agréer l'expression":

•    de mon respectueux dévouement
•    de mes respectueux sentiments
•    de mon respect (dans l'armée)

*    A une personne non familière: "Croyez, chère Madame," :

•    à ma respectueuse amitié
•    à ma déférente amitié
•    à ma respectueuse gratitude

*   A une personne familière:

•    Cordialement vôtre
•    Affectueusement vôtre
•    Avec ma sympathie
•    Croyez à toute mon amitié

*   Homme à homme: Veuillez agréer, je vous prie mes sentiments (très) respectueux

•    (les plus) dévoués
•    (très) distingués
•    les plus cordiaux
•    amicaux
•    les meilleurs

*   Homme à femme: Je vous prie de bien vouloir agréer l'expression de mes hommages (veuve, mariée, divorcée).

*   A une fille ou une célibataire: Daignez agréer (ou je vous prie d'agréer) l'expression de mon respect; de mon profond respect.

Veuillez agréer (ou veuillez croire à) l'expression de mes sentiments distingués.
Agréez mes salutations sincères (ou les meilleures).