2. LES ARCHNES

2.1. L'UTILITÉ DES ARCHIVES
Les archives sont les anciens écrits conservés et classés. Elles constituent le seul élément qui, à travers le temps, peut permettre de suivre l'évolution, la croissance du groupe sur tous les plans: spirituel, numérique, financier, etc.

N.B.: Tout document rédigé véhicule une information; c'est pour cela qu'il doit être précis et concis. En outre qu'il soit ponctuel ou non, il doit être conservé pendant un certain temps.

2.2. LE CLASSEMENT DES DOCUMENTS
Les divers documents d'un groupe doivent être classés avec soin et avec ordre pour être bien conservés et consultés aisément. En principe, les documents d'archives sont rangés comme dans une bibliothèque et conservés au siège ou lieu de réunion du groupe.

2.2.1. Le Courrier
Le courrier est rangé dans de grands classeurs appelés CHRONOS.
Il faut prévoir deux chronos :
•    un chrono "Courrier Départ" qui contient deux exemplaires a courrier envoyé par le groupe à divers destinataires. Ce courrier e classé en fonction de la date de rédaction ou du Numéro de la lettre;
•    un chrono "Courrier Arrivée" dans lequel toutes les lettres reçues; le groupe sont classées soit en fonction de la date de rédaction, 50 suivant le numéro d'emegistrement.
Il est souhaitable de porter un numéro d'enregistrement sur chaque lettre reçue.

Il est aussi possible de faire faire un cachet sur le modèle:

•    Courrier Arrivée
•    C.B.E. Brazzaville
•    Arrivé le
•    Em. s/no

Il ne reste alors qu'à porter la date et le numéro d'emegistrement aux emplacements prevues.  

On doit avoir deux registres: l'un pour "le Courrier Départ", et l'autre pour "courrier Arrivée".
L'avantage de tels registres est de pouvoir vérifier rapidement si tel courrier bien été envoyé ou reçu, de relever ses références (ou Numéro d'emegistrement) pour pouvoir le retrouver facilement dans le chrono correspondant.   

Il existe un autre registre appelé "cahier de transmission" qui prouve, en cas de nécessité, que tel courrier a bien été envoyé ou reçu à telle date et par telle personne.
Ce registre se présente de la manière suivante: 

N° d'emegistrement     Date     Expéditeur     Objet     Émargement  ou références  

Le numéro d'enregistrement et l'expéditeur sont écrits en rouge pour pouvoir être repérés immédiatement. Dans la colonne "Émargement" le destinataire appose sa signature.

2.2.2. Les Autres Documents

Les Comptes-rendus, les Procès-verbaux et les Rapports sont classés dans des chemises ou des classeurs qui sont étiquetés. Il faut prévoir une chemise ou un classeur pour chaque catégorie de documents et par année, ce qui évite d'avoir des documents trop volumineux et de maniement difficile. Les classeurs sont titrés sur la première page et sur le dos.

N.B.: Il est indispensable de dépoussiérer ces documents (au moins une fois par quinzaine), sinon on risque d'avoir des documents qui provoquent rhume et éternuements à chaque consultation.
Le cachet administratif doit avoir la forme circulaire dans son utilisation, il ne doit pas cacher la signature.