GESTION ÉCONOMIQUE ET GESTION DU MATÉRIEL DE LA VIE ÉCONOMIQUE DU C.B.E.

1. LES OBJECTIFS ÉCONOMIQUES DU C.B.E.
Le C.B.E. a pour objectifs économiques:

•    satisfaire les besoins de fonctionnement;
•    satisfaire les besoins d'équipement;
•    satisfaire des besoins relatifs à certaines activités spécifiques telles q les camps, les sorties et les actions sociales.

Les objectifs économiques du C.B.E. visent la participation à l'évangélisation; qui nécessite une capacité financière requise et une intégration économique et financiè du groupe.
Aussi, compte tenu du caractère unitaire du C.B.E., cette intégration doit se fai au niveau de chaque section en respectant les quotas de versements définis par l'Assemblée des Délégués.
Pour atteindre ces objectifs, on doit restaurer la position primordiale des membres dans la vie économique. Ils doivent donner avec joie, générosité, reconnaissance et libéralité à Dieu (Marc 12 : 42-44).

2. LES RESSOURCES DU C.B.E.
La principale ressource du CB.E. demeure les membres qui apportent par le contribution les moyens nécessaires pour satisfaire les besoins du groupe. Ensuite viennent les activités productives.
Les membres apportent au groupe leur contribution sous forme de cotisations, participation aux collectes et aux quêtes, et sous forme de dons. Les activités productives sont une source de revenus pour le groupe et leur portée dans la vie économique du C.B.E. doit répondre à un besoin.

3. LES PROJETS ÉCONOMIQUES
Toute opération que l'on se propose de réaliser en vue de satisfaire un ou plusieurs besoins économiques est appelée projet économique.
Tout projet économique doit être précédé d'une étude de faisabilité. Pour ce faire, un groupe d'étude et de réalisation de projets économiques et sociaux doit être institué au niveau des sections et/ou sous-sections, où des compétences en la matière existent; au cas contraire, on fera recours aux compétences extérieures.

Pour une bonne collaboration inter-sections et / ou inter sous-sections en matière d'étude et de réalisation de projets économiques et sociaux, il est nécessaire de systématiser entre autres :
•    l'échange d'informations entre les sections sur leurs projets ou idées de projets respectifs;
•    l'échange de missions d'assistance ou de consultation.


LA GESTION FINANCIÈRE
La gestion financière désigne l'ensemble des actions nécessaires à l'obtention et l'utilisation rationnelle des ressources financières du groupe. Dans ce contexte il sera vu :
•    la gestion budgétaire (élaboration, exécution et contrôle du budget) ;
•    les documents comptables;
•    le contrôle de la caisse. 

1. LA GESTION BUDGÉTAIRE
Tout système budgétaire doit être soutenu par des outils de gestion, entre autres le budget. La gestion budgétaire est un procédé qui consiste à faire des prévisions chiffn qu'il faut par la suite confronter avec les réalisations.
Ces prévisions s'insèrent dans un cadre traçant les grandes lignes de l'évolution groupe pendant une période donnée. La confection d'un budget doit tenir compte toutes les contraintes du groupe.
Lorsqu'il est annuel, le budget doit être élaboré entre le 01/10 et le 30/11 adopté avant le 31/12.
Le budget est l'expression même du Programme d'activités de l'année considéré ainsi établir un budget c'est prévoir les recettes et les dépenses du groupe au cours d'exercice.

1.1. LA STRUCTURE DU BUDGET
Un budget comprend deux aspects fondamentaux: les recettes et les dépenses. structure schématique au niveau de la sous-section est la suivante:

A. RECETTES

1. REPORT A NOUVEAU
2. RECETTES ORDINAIRES
•    Cotisations
•    Collectes
•    Dons
•    Subventions

3. RECETTES EXTRAORDINAIRE
•    Activités productives
•    Activités culturelles
•    Quêtes
•    Autres recettes
 
B. DÉPENSES

1. DÉPENSES ORDINAIRES
•    Fournitures de bureau
•    Transports et déplacements
•    Dons
•    Équipement
•    Entretien

2. DÉPENSES DE TRANSFERT
•    Contribution au Secrétariat Paroissial de la Jeunesse
•    Contribution à la Section

3. DÉPENSES EXTRAORDINAIRES
•    Activités productives
•    Activités culturelles
•    Activités sociales
•    Autres dépenses


4. IMPRÉVUS

1.2. QUELQUES EXPLICATIONS SUR LES DIFFÉRENTES RUBRIQUES
1.2.1. La Prévision des Recettes
Dans les prévisions des recettes on fait l'inventaire de toutes les sources de revenus possibles. On estime pour chaque source le montant annuel qui pourra être atteint, ceci soit en tenant compte des années antérieures, soit par de simples estimations. Les recettes qui représentent toute entrée d'argent peuvent être réparties en tn rubriques:

1.2.1.1. Le report à nouveau
Il s'agit des fonds disponibles dans la caisse â la fin de l'exercice précéde Celui-ci sera considéré comme une nouvelle recette pour le nouvel exercice dans le 0 d'un solde positif et une nouvelle dépense dans le cas d'un solde négatif

1.2.1.2. Les recettes ordinaires
•    les collectes: il s'agit des sommes collectées lors des réunions (assemble générales, réunions locales, séances de prière, ... ) ;
•    les cotisations provenant des versements effectués par les membres;
•    les dons : ce sont des sommes non remboursables provenant soit à membres, soit des personnes ou des organisations externes au groupe ;
•    les subventions : ce sont des sommes d'argent reçues de la section, de paroisse, du consistoire, du Secrétariat Général de la Jeunesse ou du Synode.

1.2.1.3. Les recettes extraordinaires
•    les recettes des activités productives : celles-ci proviennent de to investissement humain, matériel ou financier réalisé par le groupe et pouvant rapporter de l'argent;

Exemples : Vente de bois de chauffe, "Salu kia zola," exploitation d'un kiosque, vente Tee-shirts, ... ;

•    les recettes des activités culturelles : elles concernent toutes les recet effectuées lors des différentes représentations culturelles;
•    les quêtes: c'est une forme de collecte spéciale que le groupe peut demande ses membres ou à des tierces personnes pour résoudre un problème spécifique;
•    les autres recettes elles proviennent de toute autre activité pouvant rapporter de l'argent.

Exemple: Action de l'économie domestique avec la vente de différentes friandises.

1.2.2. La Prévision des Dépenses
Le choix des dépenses à retenir se fera en plusieurs étapes. On recensera d'abord toutes les dépenses possibles de l'année. On les comparera aux recettes. S'il s'avère que ces dépenses sont inférieures ou égales aux prévisions de recettes on s'en tiendra là. Si par contre les dépenses sont supérieures aux recettes, on cherchera dans ce cas à les ramener au niveau des recettes, afin de respecter le principe de l'équilibre budgétaire.

Le budget est alors équilibré en recettes et en dépenses. En ce qui concerne les dépenses proprement dites, elles représentent toute sortie d'argent effectuée par la trésorerie. Les fonds ne doivent sortir que pour les besoins prévus ou valables. Toute sortie d'argent doit être justifiée par une pièce comptable (facture, décharge ... ) soigneusement conservée: d'où l'intérêt d'un facturier (Cf partie sur les documents comptables). Les diverses rubriques peuvent être regroupées en trois grandes parties.

1.2.2.1. Les dépenses ordinaires
Il s'agit de dépenses relatives à l'activité courante du groupe.

Exemples : Fournitures de bureau, transport et déplacement, dons, dépenses pour l'acquisition et l'entretien du patrimoine du groupe.

1.2.2.2. Les transferts
Ce sont les diverses charges obligatoires supportées par la trésorerie en direction des organes hiérarchiques supérieurs de l'Église, dans le cadre de la paroisse, du consistoire ou de la direction de l'Église. 

Exemple: Versement de 50% des cotisations mensuelles des membres à la Section versements des fonds au Secrétariat Paroissial de la Jeunesse pour les activi sociales de la Jeunesse.

1.2.2.3. Les Dépenses extraordinaires

Elles regroupent toutes les dépenses relatives aux activités production culturelles, etc.

1.2.2.4. Les imprévus

Dans cette rubrique sont classées toutes les dépenses qui, à l'origine, n'étaient 1 prévues dans les trois grandes parties citées ci-dessus. Généralement les imprévus compris entre 5 et 10 % du total des dépenses.

N.B. : Un budget devra toujours tenir compte des rubriques spécifiques de chaque section ou sous-section selon les réalités du moment.

1.2.3. La Réalisation des Dépenses et des Recettes

Il est à noter que les recettes prévues ne rentrent pas d'un seul coup dans la cai du groupe. Aussi faut-il veiller à ce que les dépenses n'excèdent pas les entré L'exécution de chaque dépense doit suivre le rythme des recettes selon les rubriques a d'éviter les détournements de chapitres. Il est imprudent de programmer de grande dépenses en début d'année. De même, il ne faut pas attendre le dernier mois de l'exercice pour chercher à réaliser tout ce qui a été programmé dans l'année.

L'exécution d'un budget doit faire appel au bon sens, à la prudence et à fermeté. Il ne faut pas se laisser influencer par ses supérieurs pour engager des dépell au-delà des prévisions au risque de bloquer l'exécution normale du budget.

1.3. LE CONTRÔLE ET LE SUIVI

A la fin de chaque mois ou de chaque trimestre, il est indispensable de faire point sur toutes les opérations effectuées. Il est également nécessaire de contrôler to les pièces comptables utilisées ou reçues et tirer le solde du mois ou du trimestre. Le contrôle peut se faire aussi par rapport aux rubriques retenues dans le budget de l'exercice. (Cf Fiche de contrôle de l'exécution du budget ci-après).


FICHE DE CONTRÔLE DE L'EXÉCUTION DU BUDGET EXERCICE

Au vu de cette fiche, il ressort que le gestionnaire devra engager chaque dépense en fonction du niveau budgétaire.
Lorsque le crédit d'un poste de dépenses est épuisé, il ne faut plus engager la dépense en utilisant le crédit d'un autre chapitre; cela s'appelle en langage comptable, un détournement de chapitre.
L'utilisation d'un facturier (livre dans lequel sont enregistrées les factures d'achat ou de vente) permet un meilleur suivi et facilite le contrôle.
Au sein de notre groupe, les recettes sont de sources diverses ; les principales sont:

•    les cotisations mensuelles ;
•    les collectes;
•    les quêtes;
•    les autres recettes. 

Pour chaque type de recettes, il convient d'ouvrir un compte dans un cahier suivant la nomenclature du budget; cela permet d'éviter l'usage des bouts de papier peuvent facilement se perdre avant l'enregistrement dans le cahier journal. 

En définitive, un trésorier doit avoir un cahier journal, un cahier de compte (su de budget), un facturier, un carnet de reçus et un cahier de brouillon qu'il devra porter lui à tout moment pour lui servir d'aide-mémoire.

1.4. L 'ÉVALUATION
La fin de l'exercice doit toujours être sanctionnée par l'évaluation finale budget. Il s'agit de présenter le budget exécuté sous forme de tableau. Parmi les différentes formes de présentation possibles, celle qui est schémati! ci-dessous présente l'avantage de faciliter non seulement la lecture mais aussi et surtl l'analyse et la compréhension du comportement de chaque rubrique du budget.

RECETTES
DÉPENSES
Désignation
Année en cours                             
Année antérieure                             
Réalisations                                 
Prévisions                                 
Écarts sur Budget  

                 
(1) Cette colonne reprend les différentes rubriques du budget.

(2) Réalisations budgétaires de l'année antérieure.
(3) Prévisions budgétaires de l'année considérée.
(4) Réalisations budgétaires de l'année objet de l'évaluation.
(5) Différence entre les réalisations et les prévisions de l'année.
 
Ce tableau doit être commenté. Les écarts considérables (4) - (3) = (5) feront l'objet d'une analyse particulière qui dégagera les causes et proposera les mesures correctives.
En tenant compte des faits vécus, le rapport comportera des recommandations sur les activités à délaisser et celles à poursuivre tout en proposant des mesures qui permettront une meilleure rentabilité.
De même, si de nouveaux créneaux ont été identifiés, ceux-ci doivent être signalés.
Le rapport devra également présenter de façon claire la situation exacte de la trésorerie en précisant le solde brut, les créances et les dettes du groupe ainsi que le solde net ou disponible.


LES DOCUMENTS COMPTABLES

1. GÉNÉRALITÉS SUR LA COMPTABILITÉ

1.1. DÉFINITION
La comptabilité est une technique de gestion de l'information qui utilise un langage conventionnel pour élaborer en termes homogènes la représentation chiffrée et cohérente de la structure, de l'activité et des performances de l'entreprise (groupe). 

1.2. L'INFORMATION COMPTABLE
Elle est une information essentiellement chiffrée, accompagnée bien sûr des indications et des libellés nécessaires à la compréhension.

Exemple : Le montant de la dette d'un client est précisé par le nom et les références du client, la date de naissance de la dette, l'échéance et les modalités de paiement, la motivation de la dette.
La comptabilité retient toute information ayant pour conséquence la modification de la valeur ou de la structure du patrimoine sous son aspect chiffré : créances, dettes, investissements, trésorerie.

1.3. LA MISSION DE LA COMPTABILITÉ

1.3.L La saisie de J'information
La comptabilité a pour mission première d'être la mémoire écrite informations à conserver.

1.3.2. Le traitement de J'information
L'information saisie est une information brute, difficile à utiliser directement; faut donc la traiter pour la rendre utilisable. Ce traitement consiste en des :
•    situations de synthèse (bilan, état mensuel de la caisse, etc.);
•    vérifications multiples.

1.3.3. La présentation de J'information
C'est la représentation chiffrée de la vie de l'entreprise ou du groupe sous fom d'un tableau de bord abordable pour tous (Cf définition de la comptabilité).
Compte tenu du caractère non commercial de notre groupe, nous nous épargnons des autres notions de comptabilité pour nous appuyer sur les formes les fondamentales de la saisie de l'information qui sont les documents comptables les ph couramment utilisés à cet effet.

2. LES DOCUMENTS COMPTABLES
Ce sont des documents qui servent de support à l'information comptable. Il documents les plus utilisés au C.B.E. sont : le cahier journal, le facturier, le reçu, décharge, le certificat administratif et le chèque.

2.1. LE CAHIER JOURNAL
Le cahier journal est un cahier dans lequel sont emegistrées toutes les opérations comptables effectuées par le groupe. Dans sa forme la plus simple, il est présenté de la manière suivante:
          
N° D'ordre     Date     Désignation     Recettes     Dépenses     Solde

•    Le numéro d'ordrè permet de connaître plus facilement le rang de l'opération effectuée par rapport à sa date de naissance .....
•    Date: date de réalisation de l'opération d'entrée ou de sortie d'argent.
•    Libellé: précision sur la motivation de l'opération. Il doit être très précis pour ne pas semer la confusion lors du traitement de l'information (dans les regroupements, les synthèses ou les vérifications). Chaque opération doit être précisée selon sa nature; nous avons par exemple les rubriques suivantes:

-    Le transport : préciser s'il s'agit du transport du matériel lors d'un camp, d'une soirée culturelle ou des frais de déplacement de conférenciers ou autres invités du groupe, du transport des membres pour une activité productive.

Exemple: Transport des membres pour les travaux à Inga (dépenses pour les activités productives).

Transport du matériel de sonorisation lors d'un mariage, c'est une dépense afférente à ce mariage qui doit être prise en compte dans les activités sociales.

-    Les collectes : différencier les collectes hebdomadaires de celles des activités précises (culturelles, cérémoniales, lors des camps, des mariages, etc.).

2.2. LA FACTURE
État détaillé des marchandises vendues avec indication de leurs prix.

2.3. LE RECU

Acte soussigné privé ou écrit dans lequel une personne reconnaît avoir re quelque chose (somme d'argent, objet, ... ) à titre de paiement, de dépôt, de prêt ou mandat.

2.4. LA DÉCHARGE
Acte qui atteste la libération d'une obligation; écrit qui atteste qu'une personne payé ce qu'elle doit.

2.5. LE CERTIFICAT ADMINISTRATIF

Sorte d'attestation qui justifie les dépenses pour lesquelles on ne peut avoir une facture.

2.6. LE CHÈQUE

Écrit par lequel une personne (tireur) donne l'ordre à un établissement finance de remettre soit à son profit, soit au profit d'un tiers, une certaine somme à prélever, son crédit (sur son compte ou celui d'un autre).

Pour mieux suivre ses activités, le gestionnaire procède à l'ouverture des comptes.

•   Le compte: état des recettes et des dépenses de ce qu'on a administré.

Au niveau d'une banque, le gestionnaire peut procéder à des transferts ou à du virements.

•  Le transfert: action de transférer, faire passer d'un lieu à un autre.

•  Le virement : c'est une opération consistant à transporter une somme d'un compte à un autre.

N.B. : La facture proforma et le devis estimatif ne sont pas des pièces comptables prendre en compte.


LE CONTRÔLE DE LA CAISSE

Il peut être exercé à deux niveaux différents :
•    le contrôle interne: assuré par le bureau de la Section ou de la sous-section puis le trésorier.
•    le contrôle externe: assuré. par une instance autre que le bureau (commission de contrôle ou le viseur de caisse).

1. LE CONTRÔLE INTERNE
Il consiste principalement à faire régulièrement (au moins une fois par mois) le point sur les finances afin de permettre à tous les membres du bureau d'être informés de façon permanente de la situation de la caisse au lieu d'attendre la fin du mandat.
Il s'agira en premier lieu de vérifier si les documents comptables (cahier, reçus, factures, reconnaissances de dettes, etc.) sont bien tenus.
En second lieu le solde de caisse (recettes-dépenses) qui ressort du cahier journal sera comparé avec les sommes réellement détenues en caisse en effectuant le comptage.
On évitera de se contenter seulement des déclarations verbales du trésorier. Une preuve matérielle vaut bien mieux qu'une preuve verbale. C'est ainsi que toute opération de trésorerie devra être matérialisée par une pièce comptable ou un écrit quelconque. Le trésorier sera tenu de justifier toutes les anomalies notées.

2. LE CONTRÔLE EXTERNE
Les deux aspects relevés dans le contrôle interne (tenue rigoureuse des documents comptables et contrôle des espèces en caisse) se retrouvent dans le contrôle externe.
Cependant le contrôle externe se fera de façon sporadique et même l'improviste. Le contrôlé ici ne sera plus le trésorier seulement mais le bureau entier q rendra compte de la situation de la caisse, de la procédure d'engagement des dépenses, l'enregistrement des recettes, du système de contrôle interne et du respect des normes détention des espèces.

3. LES SANCTIONS
Toute malversation doit faire l'objet de sanctions ainsi que de remboursement fonds sans exception aucune.


GESTION DES BIENS MATÉRIELS

1. QUELS BIENS CONSIDÉRER
Dans une entreprise sont considérés comme biens : les marchandises, matières premières, les matières consommables, les produits et travaux en cours, emballages commerciaux, etc.
En ce qui concerne l'Église ou particulièrement notre groupe, entrent dans catégorie des biens :

1.1. LES BIENS IMMOBILIERS:
bâtiments, terrains, ouvrages d'art ou monuments historiques.

1.2. LES BIENS MOBILIERS:
meubles (bancs, armoires, chaises, etc.), mobiliers de logement, outill archives et documentation, matériel technique, appareils divers. Bref, tout meuble d'une durée de vie de plus d'un an entre dans cette catégorie.

1.3. LE MATÉRIEL DE BUREAU:
Machine à écrire, calculatrice, ronéo ...
 
1.4. LE MATÉRIEL DE CUISINE:
Marmites, assiettes, cuvettes, etc.

1.5. LES BIENS DE CONSOMMATION COURANTE:
Tout matériel dont la durée de vie n'excède pas un an (fournitures de bureau ... ). A cela, il faut ajouter, le cas échéant, le matériel roulant. Tous ces éléments constituent le patrimoine matériel du groupe.

2. NOTIONS A RETENIR
Naissance d'un bien un bien prend naissance à partir de la date de son acquisition.
Disparition d'un bien: un bien disparaît par:
•    la vente,
•    la transformation,
•    la perte ou le vol,
•    la réforme.
Du point de vue comptable, chaque bien a une valeur d'acquisition. Cette valeur se dégrade au fur et à mesure de son utilisation. Au bout d'un certain temps, ce bien ne représente plus aucune valeur comptable. On dit qu'il est amorti.
Du point de vue administratif, le bien amorti ne sort pas automatiquement du patrimoine bien qu'au plan comptable il ne représente plus rien (valeur zéro).

3. INVENTAIRE DES BIENS
Le gestionnaire doit connaître tout le matériel appartenant au groupe. Il doit, par conséquent, procéder à l'inventaire des biens au moins une fois par an. L'inventaire est le recensement exhaustif physique des biens.
 
Il a lieu:
•    à chaque changement d'exercice ;
•    à des périodes déterminées à l'initiative du bureau, du Conseil section ou de l'Assemblée Générale;
•    sur demande expresse àe l'autorité stpérieure.

L'inventaire permet de :
•    vérifier l'état qualitatif et quantitatif des biens ;
•    proposer la réparation, la réforme ou le renouvellement d'un matérief
•    constater les écarts en plus ou en moins et en donner la justification.
Pour mener à bien son inventaire, le gestionnaire des biens du groupe devra tel un registre où seront mentionnés la date d'acquisition du matériel, les références et coût de ce dernier.