LES DOCUMENTS COMPTABLES

1. GÉNÉRALITÉS SUR LA COMPTABILITÉ

1.1. DÉFINITION
La comptabilité est une technique de gestion de l'information qui utilise un langage conventionnel pour élaborer en termes homogènes la représentation chiffrée et cohérente de la structure, de l'activité et des performances de l'entreprise (groupe). 

1.2. L'INFORMATION COMPTABLE
Elle est une information essentiellement chiffrée, accompagnée bien sûr des indications et des libellés nécessaires à la compréhension.

Exemple : Le montant de la dette d'un client est précisé par le nom et les références du client, la date de naissance de la dette, l'échéance et les modalités de paiement, la motivation de la dette.
La comptabilité retient toute information ayant pour conséquence la modification de la valeur ou de la structure du patrimoine sous son aspect chiffré : créances, dettes, investissements, trésorerie.

1.3. LA MISSION DE LA COMPTABILITÉ

1.3.L La saisie de J'information
La comptabilité a pour mission première d'être la mémoire écrite informations à conserver.

1.3.2. Le traitement de J'information
L'information saisie est une information brute, difficile à utiliser directement; faut donc la traiter pour la rendre utilisable. Ce traitement consiste en des :
•    situations de synthèse (bilan, état mensuel de la caisse, etc.);
•    vérifications multiples.

1.3.3. La présentation de J'information
C'est la représentation chiffrée de la vie de l'entreprise ou du groupe sous fom d'un tableau de bord abordable pour tous (Cf définition de la comptabilité).
Compte tenu du caractère non commercial de notre groupe, nous nous épargnons des autres notions de comptabilité pour nous appuyer sur les formes les fondamentales de la saisie de l'information qui sont les documents comptables les ph couramment utilisés à cet effet.

2. LES DOCUMENTS COMPTABLES
Ce sont des documents qui servent de support à l'information comptable. Il documents les plus utilisés au C.B.E. sont : le cahier journal, le facturier, le reçu, décharge, le certificat administratif et le chèque.

2.1. LE CAHIER JOURNAL
Le cahier journal est un cahier dans lequel sont emegistrées toutes les opérations comptables effectuées par le groupe. Dans sa forme la plus simple, il est présenté de la manière suivante:
          
N° D'ordre     Date     Désignation     Recettes     Dépenses     Solde

•    Le numéro d'ordrè permet de connaître plus facilement le rang de l'opération effectuée par rapport à sa date de naissance .....
•    Date: date de réalisation de l'opération d'entrée ou de sortie d'argent.
•    Libellé: précision sur la motivation de l'opération. Il doit être très précis pour ne pas semer la confusion lors du traitement de l'information (dans les regroupements, les synthèses ou les vérifications). Chaque opération doit être précisée selon sa nature; nous avons par exemple les rubriques suivantes:

-    Le transport : préciser s'il s'agit du transport du matériel lors d'un camp, d'une soirée culturelle ou des frais de déplacement de conférenciers ou autres invités du groupe, du transport des membres pour une activité productive.

Exemple: Transport des membres pour les travaux à Inga (dépenses pour les activités productives).

Transport du matériel de sonorisation lors d'un mariage, c'est une dépense afférente à ce mariage qui doit être prise en compte dans les activités sociales.

-    Les collectes : différencier les collectes hebdomadaires de celles des activités précises (culturelles, cérémoniales, lors des camps, des mariages, etc.).

2.2. LA FACTURE
État détaillé des marchandises vendues avec indication de leurs prix.

2.3. LE RECU

Acte soussigné privé ou écrit dans lequel une personne reconnaît avoir re quelque chose (somme d'argent, objet, ... ) à titre de paiement, de dépôt, de prêt ou mandat.

2.4. LA DÉCHARGE
Acte qui atteste la libération d'une obligation; écrit qui atteste qu'une personne payé ce qu'elle doit.

2.5. LE CERTIFICAT ADMINISTRATIF

Sorte d'attestation qui justifie les dépenses pour lesquelles on ne peut avoir une facture.

2.6. LE CHÈQUE

Écrit par lequel une personne (tireur) donne l'ordre à un établissement finance de remettre soit à son profit, soit au profit d'un tiers, une certaine somme à prélever, son crédit (sur son compte ou celui d'un autre).

Pour mieux suivre ses activités, le gestionnaire procède à l'ouverture des comptes.

•   Le compte: état des recettes et des dépenses de ce qu'on a administré.

Au niveau d'une banque, le gestionnaire peut procéder à des transferts ou à du virements.

•  Le transfert: action de transférer, faire passer d'un lieu à un autre.

•  Le virement : c'est une opération consistant à transporter une somme d'un compte à un autre.

N.B. : La facture proforma et le devis estimatif ne sont pas des pièces comptables prendre en compte.