FICHE DE CONTRÔLE DE L'EXÉCUTION DU BUDGET EXERCICE

Au vu de cette fiche, il ressort que le gestionnaire devra engager chaque dépense en fonction du niveau budgétaire.
Lorsque le crédit d'un poste de dépenses est épuisé, il ne faut plus engager la dépense en utilisant le crédit d'un autre chapitre; cela s'appelle en langage comptable, un détournement de chapitre.
L'utilisation d'un facturier (livre dans lequel sont enregistrées les factures d'achat ou de vente) permet un meilleur suivi et facilite le contrôle.
Au sein de notre groupe, les recettes sont de sources diverses ; les principales sont:

•    les cotisations mensuelles ;
•    les collectes;
•    les quêtes;
•    les autres recettes. 

Pour chaque type de recettes, il convient d'ouvrir un compte dans un cahier suivant la nomenclature du budget; cela permet d'éviter l'usage des bouts de papier peuvent facilement se perdre avant l'enregistrement dans le cahier journal. 

En définitive, un trésorier doit avoir un cahier journal, un cahier de compte (su de budget), un facturier, un carnet de reçus et un cahier de brouillon qu'il devra porter lui à tout moment pour lui servir d'aide-mémoire.

1.4. L 'ÉVALUATION
La fin de l'exercice doit toujours être sanctionnée par l'évaluation finale budget. Il s'agit de présenter le budget exécuté sous forme de tableau. Parmi les différentes formes de présentation possibles, celle qui est schémati! ci-dessous présente l'avantage de faciliter non seulement la lecture mais aussi et surtl l'analyse et la compréhension du comportement de chaque rubrique du budget.

RECETTES
DÉPENSES
Désignation
Année en cours                             
Année antérieure                             
Réalisations                                 
Prévisions                                 
Écarts sur Budget  

                 
(1) Cette colonne reprend les différentes rubriques du budget.

(2) Réalisations budgétaires de l'année antérieure.
(3) Prévisions budgétaires de l'année considérée.
(4) Réalisations budgétaires de l'année objet de l'évaluation.
(5) Différence entre les réalisations et les prévisions de l'année.
 
Ce tableau doit être commenté. Les écarts considérables (4) - (3) = (5) feront l'objet d'une analyse particulière qui dégagera les causes et proposera les mesures correctives.
En tenant compte des faits vécus, le rapport comportera des recommandations sur les activités à délaisser et celles à poursuivre tout en proposant des mesures qui permettront une meilleure rentabilité.
De même, si de nouveaux créneaux ont été identifiés, ceux-ci doivent être signalés.
Le rapport devra également présenter de façon claire la situation exacte de la trésorerie en précisant le solde brut, les créances et les dettes du groupe ainsi que le solde net ou disponible.