4. IMPRÉVUS

1.2. QUELQUES EXPLICATIONS SUR LES DIFFÉRENTES RUBRIQUES
1.2.1. La Prévision des Recettes
Dans les prévisions des recettes on fait l'inventaire de toutes les sources de revenus possibles. On estime pour chaque source le montant annuel qui pourra être atteint, ceci soit en tenant compte des années antérieures, soit par de simples estimations. Les recettes qui représentent toute entrée d'argent peuvent être réparties en tn rubriques:

1.2.1.1. Le report à nouveau
Il s'agit des fonds disponibles dans la caisse â la fin de l'exercice précéde Celui-ci sera considéré comme une nouvelle recette pour le nouvel exercice dans le 0 d'un solde positif et une nouvelle dépense dans le cas d'un solde négatif

1.2.1.2. Les recettes ordinaires
•    les collectes: il s'agit des sommes collectées lors des réunions (assemble générales, réunions locales, séances de prière, ... ) ;
•    les cotisations provenant des versements effectués par les membres;
•    les dons : ce sont des sommes non remboursables provenant soit à membres, soit des personnes ou des organisations externes au groupe ;
•    les subventions : ce sont des sommes d'argent reçues de la section, de paroisse, du consistoire, du Secrétariat Général de la Jeunesse ou du Synode.

1.2.1.3. Les recettes extraordinaires
•    les recettes des activités productives : celles-ci proviennent de to investissement humain, matériel ou financier réalisé par le groupe et pouvant rapporter de l'argent;

Exemples : Vente de bois de chauffe, "Salu kia zola," exploitation d'un kiosque, vente Tee-shirts, ... ;

•    les recettes des activités culturelles : elles concernent toutes les recet effectuées lors des différentes représentations culturelles;
•    les quêtes: c'est une forme de collecte spéciale que le groupe peut demande ses membres ou à des tierces personnes pour résoudre un problème spécifique;
•    les autres recettes elles proviennent de toute autre activité pouvant rapporter de l'argent.

Exemple: Action de l'économie domestique avec la vente de différentes friandises.

1.2.2. La Prévision des Dépenses
Le choix des dépenses à retenir se fera en plusieurs étapes. On recensera d'abord toutes les dépenses possibles de l'année. On les comparera aux recettes. S'il s'avère que ces dépenses sont inférieures ou égales aux prévisions de recettes on s'en tiendra là. Si par contre les dépenses sont supérieures aux recettes, on cherchera dans ce cas à les ramener au niveau des recettes, afin de respecter le principe de l'équilibre budgétaire.

Le budget est alors équilibré en recettes et en dépenses. En ce qui concerne les dépenses proprement dites, elles représentent toute sortie d'argent effectuée par la trésorerie. Les fonds ne doivent sortir que pour les besoins prévus ou valables. Toute sortie d'argent doit être justifiée par une pièce comptable (facture, décharge ... ) soigneusement conservée: d'où l'intérêt d'un facturier (Cf partie sur les documents comptables). Les diverses rubriques peuvent être regroupées en trois grandes parties.

1.2.2.1. Les dépenses ordinaires
Il s'agit de dépenses relatives à l'activité courante du groupe.

Exemples : Fournitures de bureau, transport et déplacement, dons, dépenses pour l'acquisition et l'entretien du patrimoine du groupe.

1.2.2.2. Les transferts
Ce sont les diverses charges obligatoires supportées par la trésorerie en direction des organes hiérarchiques supérieurs de l'Église, dans le cadre de la paroisse, du consistoire ou de la direction de l'Église. 

Exemple: Versement de 50% des cotisations mensuelles des membres à la Section versements des fonds au Secrétariat Paroissial de la Jeunesse pour les activi sociales de la Jeunesse.

1.2.2.3. Les Dépenses extraordinaires

Elles regroupent toutes les dépenses relatives aux activités production culturelles, etc.

1.2.2.4. Les imprévus

Dans cette rubrique sont classées toutes les dépenses qui, à l'origine, n'étaient 1 prévues dans les trois grandes parties citées ci-dessus. Généralement les imprévus compris entre 5 et 10 % du total des dépenses.

N.B. : Un budget devra toujours tenir compte des rubriques spécifiques de chaque section ou sous-section selon les réalités du moment.

1.2.3. La Réalisation des Dépenses et des Recettes

Il est à noter que les recettes prévues ne rentrent pas d'un seul coup dans la cai du groupe. Aussi faut-il veiller à ce que les dépenses n'excèdent pas les entré L'exécution de chaque dépense doit suivre le rythme des recettes selon les rubriques a d'éviter les détournements de chapitres. Il est imprudent de programmer de grande dépenses en début d'année. De même, il ne faut pas attendre le dernier mois de l'exercice pour chercher à réaliser tout ce qui a été programmé dans l'année.

L'exécution d'un budget doit faire appel au bon sens, à la prudence et à fermeté. Il ne faut pas se laisser influencer par ses supérieurs pour engager des dépell au-delà des prévisions au risque de bloquer l'exécution normale du budget.

1.3. LE CONTRÔLE ET LE SUIVI

A la fin de chaque mois ou de chaque trimestre, il est indispensable de faire point sur toutes les opérations effectuées. Il est également nécessaire de contrôler to les pièces comptables utilisées ou reçues et tirer le solde du mois ou du trimestre. Le contrôle peut se faire aussi par rapport aux rubriques retenues dans le budget de l'exercice. (Cf Fiche de contrôle de l'exécution du budget ci-après).